Begriffs- und Strukturerklärung

Nachfolgend finden Sie einen Versuch einer Begriffs- und Strukturerklärung.

Essenteilnehmer

= Kinder

Kinder werden im Schulmenueplaner-Programm als Essenteilnehmer bezeichnet, um sie von Kunden (= Rechnungsempfängern) abzugrenzen.

Kunde

Jedem Essenteilnehmer wird ein Kunde zugeordnet.
Beim Anlegen eines Essenteilnehmers wird eine Kundennummer erzeugt.
Einem Kunden können mehrere Essenteilnehmer zugeordnet sein.

Es ist möglich, beim Essenteilnehmer oder beim Kunden eine Debitorennummer zu hinterlegen.

Bei der Zahlungsart Lastschriftverfahren kann das SEPA-Mandat wahlweise mit dem Kunden oder mit dem Essenteilnehmer verknüpft werden.

Verknüpfung mit dem Essenteilnehmer bedeutet, der Kunde erteilt für jeden Essenteilnehmer ein eigenes SEPA-Mandat.
Wenn das nicht gewünscht ist, muss das Lastschriftmandat dem Kunden zugeordnet werden.
Diese Auswahl treffen Sie bitte, bevor Sie den Schulmenueplaner in Betrieb nehmen.
Voreingestellt ist die Verknüpfung des SEPA-Mandates mit dem Kunden.

Die Bestellung des Essens erfolgt für den Essenteilnehmer.
Bestellungen sind mit dem Essenteilnehmer verknüpft.

Für jeden Essenteilnehmer wird, wenn Bestellungen vorlagen, eine Rechnung erzeugt.
Rechnungen sind mit dem Kunden verknüpft.

Es ist möglich, Sammelrechnungen zu erstellen.
Sprechen Sie uns bei Bedarf darauf an.

Einrichtungsarten

Kindergarten
Kantine
Schule (Unterscheidung in Dauerbestellung nach mit oder ohne Ferien; Abfrage, ob BuT in Ferien gilt)
Archiv = Kundenparkplatz (grundsätzlich keine Bestellungen möglich)
Sonstige

Zahlungsarten

bar
Überweisung
Lastschrift
Sonstige (z.B. über Lohnabrechnung)
Vorkasse

Es sind nur die Zahlungsarten aktiv, für die Sie sich entscheiden. Man kann Zahlungsarten nach Bedarf aktivieren oder auch deaktivieren. Sie können einrichtungsweise einstellen, dass Kund:innen nur bestimmte Zahlungsarten nutzen können.

Guthabensystem

Der Kunde erzeugt durch Überweisung (Vorkasse) auf ein Konto des Caterers ein Guthaben für sein Kundenkonto.

Um die Überweisung dem jeweiligen Kind zuzuordnen, laden Sie die entsprechenden Umsatzdaten des Kontos hoch oder tragen die Überweisungen als Kundenkontobuchung von Hand ein.

Essenangebot

Das sind die Mahlzeiten, die angeboten werden, z.B. Frühstück, Mittagesssen 1, Mittagesssen 2, Vesper.

Speiseplan

Hier werden dem Essenangebot Preise zugewiesen.

Im Menüpunkt BESTELLUNGEN / SPEISEPLÄNE kann in den Wochenspeiseplan verschiedene Speisen eingetragen werden.
Der globale Speiseplan gilt für alle Einrichtungen.
Lokale Speisepläne gelten nur für eine Einrichtung.

Ermäßigungsaussteller/ Zuschussträger / Zuschussrechnung

Eine Zuschussrechnung wird an den Empfänger einer Ermäßigung ausgestellt.

Beispiel:
Eine Zuschussrechnung wird an ein angegebenes Amt ausgestellt, welches BuT / Ermäßigungen für Essenteilnehmer:innen vergibt.

Rechnungsart

Verschiedene Darstellungsarten der Rechnungen an den Ermäßigungsgeber über alle ermäßigten Portionen.

Gesamtrechnung

Rechnung an den Ermäßigungsgeber über alle ermäßigten Portionen in allen Einrichtungen, in der Kinder mit dieser Ermäßigung sind.
Die Kinder werden innerhalb der Rechnung einzeln aufgelistet.
zuschussrechnung_gesamt

Rechnung pro Einrichtung

Rechnung an den Ermäßigungsgeber über alle ermäßigten Portionen innerhalb einer Einrichtung.
(Für jede Einrichtung wird eine separate Rechnung erstellt.)
zuschussrechnung_pro_einrichtung

Rechnung pro Essenteilnehmer

Rechnung an den Ermäßigungsgeber über die ermäßigten Portionen je Essenteilnehmer.
(Für jeden Essenteilnehmer wird eine separate Rechnung erstellt.)
zuschussrechnung_pro_essenteilnehmer

Archiv

Wofür können Sie eine Einrichtung "Archiv" gebrauchen?

Wenn Sie, z.B. für eine andere Sortierung / Übersicht, die gekündigten Essenteilnehmer nicht mehr ihrer letzten Einrichtung zugeordnet haben möchten, können Sie diese gekündigten Essenteilnehmer in eine Einrichtung "Archiv" verschieben.