Häufige Fragen
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Fragen zu Bestellungen
Wie trage ich Essen in den wöchentlichen Speiseplan ein?
Um ein Essen in den wöchentlichen Speiseplan einzutragen, öffnen Sie im Verwaltungsbereich den globalen Speiseplan, wählen die gewünschte Kalenderwoche und fügen über "Hinzufügen" ein Essenangebot ein.
Anschließend beschreiben Sie das Essen, tragen Allergene/Zusatzstoffe ein und speichern den Eintrag.
Zum Abschluss geben Sie das Essen oder den kompletten Speiseplan frei.
Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier.
Wie entferne ich ein Essen aus dem Wochenspeiseplan?
Beim Entfernen eines Essens aus dem Wochenspeiseplan ist zu beachten, ob das Essen bereits veröffentlicht wurde oder nicht.
Wenn das Essen noch nicht veröffentlicht wurde, kann es gelöscht werden.
Dabei wird das Essen vollständig entfernt und alle zugehörigen Daten werden gelöscht.
Da es noch nicht sichtbar war, existieren auch keine Bestellungen.
Wenn das Essen bereits veröffentlicht wurde, erscheint der Button "Deaktivieren" statt "Löschen".
Beim Deaktivieren wird das Essen nicht mehr im Wochenspeiseplan angezeigt.
Alle bereits vorhandenen Bestellungen zu diesem Essen werden automatisch ebenfalls gelöscht.
Ich habe ein Angebot im Speiseplan beendet. Werden die Bestellungen automatisch abbestellt?
Wichtig:
Wenn Sie ein Angebot in der Speiseplankonfiguration beenden, werden damit nicht automatisch die bereits vorliegenden Bestellungen dieses Angebotes nach dem Beendigungsdatum abbestellt.
Die bestellten Essen werden den Kund:innen berechnet.
Was ist zu tun?
Wenn Sie Speisenangebote beenden, prüfen Sie, ob für den Zeitraum nach der Beendigung der Speiseplan mit diesen Angeboten schon veröffentlicht war.
Sie können eventuell vorhandene Bestellungen manuell abbestellen oder diese Essen für die spezielle Einrichtung im Speiseplan auf nicht bestellbar setzen.
Dann werden die Bestellungen entsprechend abbestellt.
Was passiert mit bestehenden Bestellungen, wenn ein Angebot in der Speiseplankonfiguration beendet wird?
Wenn ein Angebot in der Speiseplankonfiguration beendet wird, bleiben bereits vorliegende Bestellungen zunächst bestehen.
Sie werden also nicht automatisch abbestellt, auch wenn das Angebot ab einem bestimmten Datum nicht mehr verfügbar ist.
Die bestellten Essen werden weiterhin berechnet.
Sie sollten daher prüfen, ob für den Zeitraum nach dem Beendigungsdatum bereits ein veröffentlichter Speiseplan existiert und ob Bestellungen eingegangen sind.
Diese können Sie entweder manuell abbestellen oder das jeweilige Essen im lokalen Speiseplan auf nicht bestellbar setzen.
In diesem Fall werden vorhandene Bestellungen automatisch abbestellt.
Weitere Details zum Beenden von Speiseplanangeboten finden Sie hier
Was passiert mit bestehenden Bestellungen, wenn ich mein Speiseplanangebot von fünf auf vier Tage reduziere, weil freitags keine Angebote mehr vorhanden sind?
Wenn Sie die anzeigbaren Wochentage im Speiseplan über die Konfiguration ändern und den Freitag entfernen, bleiben alle bisherigen Bestellungen für diesen Tag zunächst bestehen.
Noch nicht abgerechnete Bestellungen für freitags werden mit der nächsten Rechnung ganz normal abgerechnet.
Diese Bestellungen (auch Dauerbestellungen) müssen vor der Umstellung manuell entfernt werden.
Nach der Umstellung sind diese Bestellungen im Kundenbereich und im Verwaltungsbereich nicht mehr sichtbar, da der Freitag vollständig ausgeblendet wird.
Wie kann ich sehen, wer ein Essen abbestellt hat?
Um zu sehen, wer ein Essen abbestellt hat, öffnen Sie die Bestellübersicht eines Essenteilnehmers.
Wählen Sie dazu die gewünschte Kalenderwoche und klicken Sie in der entsprechenden Bestellung in den freien Bereich neben dem "+"-Symbol.
Es öffnet sich ein Informationsfenster, in dem angezeigt wird, wer bestellt oder abbestellt hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt ist.
Über den Link Monatsübersicht im gleichen Fenster können Sie alle Bestellungen, Abbestellungen und Abholzeiten eines Monats für diese Person einsehen.
Weitere Details finden Sie hier.
Wie kann ich für alle Essenteilnehmer:innen einer Einrichtung einfach Essen bestellen?
Um für alle Essenteilnehmer:innen einer kompletten Einrichtung gleichzeitig Essen zu bestellen, können Sie die Gruppenbestellung nutzen.
Ein Gruppenbesteller kann für alle zugeordneten Gruppen einer Einrichtung Essen bestellen oder abbestellen.
Er kann Bestellungen für jede Person einzeln vornehmen oder mit einem einzigen Klick für die gesamte Einrichtung ausführen.
Dazu müssen Sie einen Gruppenbesteller anlegen und der gewünschten Einrichtung zuordnen.
Dieser Gruppenbesteller sieht den Speiseplan der ausgewählten Gruppen und kann die gewünschten Essenangebote gesammelt buchen.
Ausführliche Informationen zum Anlegen und Verwenden eines Gruppenbestellers finden Sie hier.
Warum wird keine Dauerbestellung ausgeführt, obwohl Guthaben überwiesen wurde?
Nach dem Hinzufügen von Guthaben für Kund:innen bzw. Essenteilnehmer:innen erfolgt eine automatische Verarbeitung im Bestellsystem, bei der gegebenenfalls bestehende Dauerbestellungen aktiviert werden.
Bitte geben Sie neu erstellte Speisepläne frühestens am folgenden Tag zur Bestellung frei, um mögliche Systemfehler zu vermeiden.
Warum wird bei manchen Essenteilnehmer:innen in der Bestellübersicht der volle Preis angezeigt, obwohl eine Ermäßigung vorliegt?
Mit dem Update ändert sich hier die Anzeige.
Ab sofort werden nach dem Eintragen einer Ermäßigung die Preise für vorliegende Bestellungen für den aktuellen Monat und folgend angepasst.
Kann ich Schließtage rückwirkend eintragen?
Wenn Sie für einen oder mehrere Tage, für den bereits Bestellungen vorliegen, das Merkmal "Schließtag" aktivieren, hat dies Auswirkungen auf diese bereits vorliegenden Bestellungen.
Das Merkmal "Schließtag" weisen Sie hinzu, indem Sie in der Einrichtung unter "Zeiträume" einen Schließtag für dieses Datum eintragen oder indem Sie einen Kalender mit Schließtagen dieser Einrichtung hinzuweisen.
Auswirkung:
Bestellungen an Schließtagen werden abbestellt und nicht berechnet.
Auf bereits abgerechnete Zeiträume hat dies keine Auswirkung; hier muss, um einen Schließtag rückwirkend rechnungswirksam zu machen, die bestehende Rechnung storniert und eine neue erstellt werden.
Fragen zu Essenteilnehmer:innen und Kund:innen
Wie lege ich einen neuen Kunden oder Essenteilnehmer an?
Einen neuen Kunden legen Sie in der Kundenverwaltung an.
Wählen Sie im Bereich KUNDENVERWALTUNG den Punkt "Kunden".
Klicken Sie oben rechts auf "Kunde hinzufügen" und tragen Sie Stammdaten, Kontaktdaten und Zahlungsart ein.
Nach dem Speichern ist der neue Kunde im System hinterlegt.
Weitere Informationen zum Anlegen neuer Kund:innen finden Sie hier.
Um einen neuen Essenteilnehmer anzulegen, wählen Sie im Bereich KUNDENVERWALTUNG den Punkt "Essenteilnehmer" aus.
Klicken Sie oben rechts auf "Essenteilnehmer hinzufügen".
Ordnen Sie den Essenteilnehmer einem bestehenden Kunden zu oder legen Sie direkt über das grüne Plus Symbol einen neuen Kunden an.
Füllen Sie alle relevanten Daten aus und achten Sie darauf, eine Einrichtung und ein "Aktiv ab-Datum" einzutragen, damit bestellt werden kann.
Weitere Informationen zum Anlegen neuer Essenteilnehmer:innen finden Sie hier.
Wie kündige ich Essenteilnehmer:innen/Kund:innen?
Eltern können selbst Essen abbestellen und eventuell vorhandene Dauerbestellungen abbestellen.
Eltern können nicht im Kundenbereich hinterlegen, dass sie die Essenversorgung kündigen wollen oder dass sie ihr Kundenkonto schließen möchten.
(Dies gilt, wenn Sie nicht aktiviert haben, dass die Kund:innen die Essenversorgung selbst kündigen können.)
Eltern müssen also den Vertragspartner auf anderem Wege darüber informieren.
Wenn die Eltern die Essenversorgung Ihnen gegenüber kündigen, tragen Sie bei zu kündigenden Essenteilnehmer:innen das Kündigungsdatum ein.
KUNDENVERWALTUNG
--> Essenteilnehmer
--> auf den Namen des Essenteilnehmers klicken, bei dem Sie das Kündigungsdatum eintragen möchten
--> im Abschnitt "Aktiv"
Das entsprechende Feld ist das Feld "Aktiv bis".
Das entsprechende Datum eintragen und sichern.
Essenteilnehmer:innen sind für das System dann (nach dem Kündigungsdatum) nicht mehr aktiv.
Achtung:
1. Alle eventuell vorliegenden Bestellungen für die Zeit nach dem Kündigungsdatum werden durch das System abbestellt.
- Für den Essenteilnehmer kann für die Zeit nach dem Kündigungsdatum nicht bestellt werden.
2. Weitere Daten, die Sie bei dem Essenteilnehmer dann nicht mehr benötigen, sind Geburtsdatum und evtl. eingetragene Allergien.
- Diese Daten werden nicht automatisch gelöscht, wenn man einen Essenteilnehmer auf "gekündigt" setzt.
- Sie können diese Daten von Hand löschen.
3. Falls dem Essenteilnehmer ein Chip zugewiesen war, diese Information aber nicht mehr benötigt wird, kann auch die hinterlegte Chip-ID gelöscht werden.
4. Essenteilnehmer:innen werden nach dem Kündigungsdatum im Kundenbereich nicht mehr angezeigt.
- Im Kundenbereich werden alle Rechnungen der vergangenen 18 Monate weiterhin angezeigt - unabhängig davon, ob der Essenteilnehmer aktiv ist.
5. In der Bestellansicht (Kunden- und Verwaltungsbereich), die alles wochenweise anzeigt, wird der Essenteilnehmer ab der Folgewoche nach dem Kündigungsdatum nicht mehr angezeigt.
6. Wenn Sie, z.B. für eine andere Sortierung / Übersicht, die gekündigten Essenteilnehmer nicht mehr ihrer letzten Einrichtung zugeordnet haben möchten, können Sie diese gekündigten Essenteilnehmer in eine Einrichtung "Archiv" verschieben.
- Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Löschen des Kundenbereichs
Wenn Kund:innen ihr Kundenkonto / ihren Kundenbereich kündigen möchten, löschen Sie das Login des Kunden.
--> KUNDENVERWALTUNG
--> Kunden
--> den Kunden namentlich suchen
--> in der Spalte Benutzer/Login auf das bestehende Login des Kunden klicken und dort "Login löschen" auswählen.
Hinweis:
1. Eventuell vorliegende SEPA-Mandate können Sie von Hand auf nicht gültig setzen.
- Falls Sie sie nicht mehr benötigen, können Sie die hinterlegte Bankverbindung und das SEPA-Mandat löschen.
2. Freiwillig gegebene Angaben, wie Telefonnummern, können ebenfalls von Hand aus dem Datenblatt gelöscht werden.
Die Kund:innen selbst löschen Sie bitte nur nach Ablauf der 10 Jahre Aufbewahrungsfrist aus dem Schulmenueplaner, wenn Sie die zugehörigen Daten - das sind Bestell- und Rechnungsdaten - nicht mehr benötigen (z.B. weil Sie diese Daten anderweitig gespeichert haben).
Kund:innen dürfen selbst online die Essenversorgung kündigen
Sie können in der Konfiguration jeder Einrichtung einstellen, ob Kund:innen selbst im Kundenbereich die Essenteilnehmer:innen kündigen dürfen.
"Kündigen zum" Datum X bedeutet, dass danach Essenteilnehmer:innen nicht mehr aktiv sind und nicht mehr für die Essenteilnehmer:in bestellt werden kann.
Auf den Zugang zum Kundenbereich von Kund:innen hat dies keine Auswirkung.
(Gekündigte Essenteilnehmer:innen werden jedoch nach dem eingetragenen Kündigungsdatum nicht mehr angezeigt.)
Wie stellen Sie dies ein:
--> Im Bereich KONFIGURATION auf --> Einrichtungen
--> Auf die Einrichtung klicken, bei der Sie dies einstellen möchten.
Sie finden den Menüpunkt "Kunden dürfen online kündigen".
Markieren Sie diesen und stellen eine Kündigungsfrist ein:
Sichern Sie die Änderung.
Im Kundenbereich haben Kund:innen dann die Möglichkeit, im Menüpunkt "Essenteilnehmer" über "Bearbeiten" das Kündigungsdatum "Gekündigt zum" zu ändern.
Als Standard ist dort der Wert 31.12.2099 hinterlegt.
Hinweis:
Ab dem eingetragenen Kündigungsdatum wird Essenteilnehmer:innen nur noch der Speiseplan der aktuellen Woche angezeigt.
Ab der folgenden Woche werden Essenteilnehmer:innen nicht mehr im Kundenbereich angezeigt.
Essenteilnehmer:innen, welche dem Archiv zugeordnet sind, werden weiterhin im Kundenbereich angezeigt.
Essenteilnehmer:innen, bei welchen ein Datum bei "gekündigt zum" hinterlegt wurde, werden nicht mehr im Kundenbereich angezeigt.
Für mehrere Essenteilnehmer:innen gleichzeitig kündigen
Im Verwaltungsbereich haben Sie unter
--> KUNDENVERWALTUNG
--> Essenteilnehmer
die Möglichkeit, für mehrere markierte Essenteilnehmer:innen gleichzeitig dasselbe Kündigungsdatum zu hinterlegen:
Sie suchen sich z.B. alle Essenteilnehmer:innen einer Klasse heraus, die die Schule verlassen werden:
Sie filtern nach Einrichtung und Klasse, markieren die Essenteilnehmer:innen und wählen bei Aktion: "Kündigungsdatum eintragen"
Nachdem Sie auf "Ausführen" geklickt haben, werden Ihnen die ausgewählten Essenteilnehmer:innen noch einmal aufgeführt.
Sie wählen das Kündigungsdatum aus.
Mit dem Klick auf "Ändern" wird das Datum bei allen ausgewählten Essenteilnehmer:innen als Kündigungsdatum eingetragen.
Vorliegende Bestellungen nach dem Kündigungsdatum werden abbestellt.
Falls Sie das Kündigungsdatum erneut ändern möchten:
Es ist über diese Funktion nicht möglich, ein neues späteres Kündigungsdatum einzutragen.
Sie können über diese Funktion jedoch ein zeitigeres Kündigungsdatum eintragen.
Wenn Sie ein späteres Kündigungsdatum eintragen möchten – also die bisherige Kündigung aufheben möchten – müssen Sie das einzeln pro Essenteilnehmer:in hinterlegen.
Wenn Sie noch bestehendes Guthaben des Kunden zurücküberweisen wollen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor.
1. Guthaben prüfen:
Am letzten Essenstag (wenn keine Änderungen mehr möglich sind), prüfen Sie das verbleibende Guthaben des Kindes:
- Loggen Sie sich als Kunde ein.
- Gehen Sie in den Bereich „Guthaben“.
- Dort sehen Sie das aktuelle Guthaben des Kindes.
2. Guthaben im System ausbuchen:
- Wechseln Sie in den Verwaltungsbereich unter „Kunden“.
- Suchen Sie den Kunden raus und klicken Sie auf den Saldo.
- Oben rechts auf „Kundenkonto-Buchung hinzufügen“ klicken.
- Füllen Sie die Maske aus.
Wichtig dabei:
- Das richtige Kind auswählen
- als "Internal Type": Überweisungsausgang nutzen
- Betrag: mit Minuszeichen (z.B. -12,50)
3. Rücküberweisung durchführen:
- Überweisen Sie den entsprechenden Betrag manuell vom Bankkonto an die Kunden zurück.
Wie hinterlege ich einen Einrichtungs-, Klassen- oder Gruppenwechsel?
Ein Wechsel der Einrichtung, Klasse oder Gruppe kann sowohl im Kundenbereich als auch im Verwaltungsbereich eingetragen werden.
Im Kundenbereich öffnen Sie den Bereich Essenteilnehmer, wählen das betroffene Kind aus und klicken auf Bearbeiten.
Wählen Sie Einrichtung, Klasse oder Gruppe ändern, legen Sie die neue Einrichtung und Gruppe fest und geben Sie ein Startdatum an.
Nach dem Speichern verarbeitet das System den Wechsel automatisch.
Weitere Details finden Sie hier.
Im Verwaltungsbereich öffnen Sie den Essenteilnehmer, tragen bei der bisherigen Einrichtung ein Enddatum ein und fügen in der nächsten Zeile die neue Einrichtung mit dem gewünschten Startdatum hinzu.
Erst ab diesem Datum werden Bestellungen der neuen Einrichtung berücksichtigt.
Dauerbestellungen gelten immer nur für die jeweilige Einrichtung und müssen nach einem Wechsel bei Bedarf neu eingerichtet werden.
Weitere Details finden Sie hier.
Eine zusammenfassende Anleitung zum Herunterladen finden Sie hier.
Wie verschiebe ich Guthaben zwischen zwei Essenteilnehmer:innen?
Wenn sie Guthaben zwischen zwei Essenteilnemehr:innen verschieben möchten und der Kunde derselbe ist, nutzen Sie den Kundenbereich.
Navigieren Sie zum Menüpunkt "Essenteilnehmer" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Geld auf ein Kinderkonto überweisen".
Wählen Sie die entsprechenden Essenteilnehmer:innen und den Betrag aus.
Bestätigen Sie Ihre Angaben.
Wenn Sie Guthaben zwischen zwei Kunden verschieben möchten, nutzen Sie die Bankkontobuchung.
Suchen Sie zuerst den Kunden heraus, bei welchem das Guthaben entfernt werden soll und klicken Sie auf dessen "Saldo".
Klicken Sie oben rechts auf "KUNDENKONTO-BUCHUNG HINZUFÜGEN", um eine Kundenkonto-Buchung hinzuzufügen.
Wählen Sie nun das Kind, von dem das Guthaben entfernt werden soll, aus.
Als Typ wählen Sie bitte Überweisungsausgang.
Wählen Sie den Betrag der entfernt werden soll und Speichern Sie die Bankkonto-Buchung.
Wichtig:
Um abgehende Beträge zu vermerken, setzen sie ein "-" vor den Betrag.
Wiederholen Sie den Vorgang für den anderen Kunden.
Achten Sie darauf die Bankkonto-Buchung dieses Mal als Überweisungseingang zu verbuchen.
Wie kann ich Allergene und Unverträglichkeiten hinzufügen?
Allergene oder Unverträglichkeiten können Sie direkt beim jeweiligen Essenteilnehmer hinterlegen.
Öffnen Sie dazu die Kundenverwaltung, wählen Sie Essenteilnehmer und klicken Sie auf den Namen der betreffenden Person.
Im Feld Allergene wählen Sie die gewünschten Merkmale aus und übernehmen sie mit den Pfeilschaltflächen.
Speichern Sie anschließend die Änderungen.
Falls ein benötigtes Allergen noch nicht vorhanden ist, können Sie es im Bereich Konfiguration unter Allergene selbst anlegen.
Weitere Details finden Sie hier.
Wie bearbeite ich die E-Mail-Adresse und das Login?
Um die E-Mail-Adresse eines Kunden zu ändern, öffnen Sie die Kundenverwaltung und wählen Sie den betreffenden Kunden aus.
Überschreiben Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse und speichern Sie die Änderung.
Anschließend öffnen Sie das zugehörige Login des Kunden.
Wählen Sie Benutzername ändern und tragen Sie die neue E-Mail-Adresse als neuen Benutzernamen ein.
Das bestehende Passwort bleibt weiterhin gültig.
Wenn ein Kunde noch kein Login besitzt, können Sie in der Kundenübersicht ein Login anlegen.
Dabei können Sie entweder die hinterlegte E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden oder einen eigenen Benutzernamen vergeben, falls keine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
Anschließend legen Sie ein Passwort fest und teilen es dem Kunden mit.
Falls Kunden ihr Passwort vergessen, können sie auf der Startseite die Funktion Passwort vergessen nutzen.
Alternativ kann im Verwaltungsbereich ein neues Passwort vergeben werden.
Klicken Sie hier für eine ausführliche Beschreibung.
Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie auf der Startseite des Schulmenueplaners die Funktion Passwort vergessen.
Geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse ein.
Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem neuen Passwort.
Weitere Details, zum Zurücksetzen des Passworts finden Sie hier.
Was muss ich bei Kund:innen mit gmail-Konten beachten?
Bei gmail-Konten kann es vorkommen, dass E-Mails des Schulmenueplaners nicht im normalen Posteingang oder im Spam-Ordner angezeigt werden.
Viele gmail Nutzer sehen diese Nachrichten erst, wenn sie im Posteingang die Ansicht Alle Posteingänge auswählen.
Dies betrifft zum Beispiel E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts oder Rechnungsbenachrichtigungen.
Wenn Kund:innen eine erwartete Nachricht nicht finden, sollten sie daher unbedingt die Ansicht "Alle Posteingänge" prüfen.
Wie schreibe ich eine Rundmail an alle Eltern?
Eine Rundmail an alle Eltern versenden Sie über den Bereich "Nachrichten an Kunden" Menüpunkt KUNDENVERWALTUNG.
Klicken Sie auf "Nachricht hinzufügen" und wählen Sie die gewünschte Einrichtung aus.
Wenn Sie nur die Einrichtung auswählen, erreichen Sie automatisch alle Kunden, die dort ein aktives Kind haben.
Tragen Sie anschließend den Nachrichtentext ein und entscheiden Sie, ob die Nachricht im Kundenbereich angezeigt oder zusätzlich per E-Mail versendet werden soll.
Die Veröffentlichung im Kundenbereich kann terminiert werden.
Der Versand per E-Mail erfolgt immer sofort beim Freigeben.
Bitte beachten Sie, dass E-Mails nur an Kunden versendet werden können, die eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben und ein Login besitzen.
Eine genaue Beschreibung, wie Sie Nachrichten versenden, finden Sie hier.
Welchen Link schicke ich Kund:innen, die sich neu registrieren möchten?
Kund:innen können sich selbstständig auf Ihrer Startseite registrieren.
Sollten Neukunden diese Option nicht finden, können Sie /registrierung/neukunde/ hinter die URL Ihrer Seite schreiben und den Kunden diesen Link zukommen lassen.
Beachten Sie:
Wenn sich ein Neukunde zum ersten Mal einloggt, wird er aufgefordert Essenteilnehmer:innen anzulegen.
(Essen kann nur für Essenteilnehmer:innen bestellt werden.)
Ausnahme:
Sie nutzen eine Anmeldeform, bei der der Neukunde gleichzeitig Kunde:innen und Essenteilnehmer:innen anlegt.
Dann sind beim ersten Einloggen Essenteilnehmer:innen vorhanden.
Fragen zur Buchhaltung (Rechnungen, Bankkontobuchungen und Mahnungen)
Wie erstelle ich eine Zuschussrechnung?
Ermäßigung anlegen
Ermäßigung einem Essenteilnehmer hinzufügen
Um eine Ermäßigung hinzuzufügen, wählen Sie im Adminbereich unter BUCHHALTUNG den Punkt "Kinderermäßigungen" aus.
Es werden Ihnen alle Ermäßigungen angezeigt, die bereits existieren.
Um eine neue Ermäßigung hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf "NEUE ERMÄSSIGUNG HINZUFÜGEN".
Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
neue Ermäßigung konfigurieren
Um eine neue Ermäßigung zu konfigurieren, wählen Sie im Adminbereich unter INSTANZ-KONFIGURATION den Punkt "Verfügbare Ermäßigungsgeber" aus.
Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
Zuschussträger (Rechnungsempfänger) anlegen
Legen Sie eine:n Essenteilnehmer:in mit den Rechnungsadressdaten des Zuschussträgers an.
(--> KUNDENVERWALTUNG --> Essenteilnehmer --> oben rechts auf "Essenteilnehmer hinzufügen")
Wichtig:
Diese:r Essenteilnehmer:in soll keiner Einrichtung zugeordnet sein!
Achtung:
Als Zahlungsart wählen Sie hier bitte Überweisung oder Sonstiges.
Zahlungsart Lastschrift ist hier nicht möglich.
Tipp:
Legen Sie für jede Ermäßigung einen eigenen Rechnungsempfänger (eigenen Essenteilnehmer und eigenen Kunden je Ermäßigungsgeber) an, um Einzelzahlungen zuordnen zu können.
Weitere Einzelheiten zum Anlegen von Essenteilnehmer:innen finden Sie hier.
Gehen Sie nun im Bereich INSTANZ-KONFIGURATION auf "Verfügbare Ermäßigungsgeber" und klicken auf die Ermäßigung, für die Sie den Rechnungsempfänger angelegt haben.
Im Abschnitt Zuschussträger können Sie jetzt den erstellten Rechnungsempfänger auswählen.
Zuschussrechnungen erstellen
Um eine Zuschussrechnung zu erstellen, wählen Sie im Adminbereich unter INSTANZ-KONFIGURATION den Punkt "Verfügbare Ermäßigungsgeber" aus.
Klicken Sie oben rechts auf "Rechnung erstellen" und wählen Sie Beginn und Ende für die Zuschussträgerrechnung.
Wählen Sie zudem aus für welche Ermäßigung eine Zuschussträgerrechnung erstellt werden soll.
Bankkontobuchung zuordnen
Überweisungen werden nach Rechnungsnummer und Betrag zugeordnet.
Nur wenn diese beiden Daten übereinstimmen, wird automatisch zugeordnet.
Im Guthabensystem ordnet das Programm nach der Kundennummer zu:
Der Kunde überweist im Verwendungszweck mit einer (meist) 5-stelligen Kundennummer - dieser wird die Buchung zugeordnet.
Diese Nummer steht im Kundenbereich im Reiter "Guthaben" mit dem Hinweis, bitte unbedingt mit dieser Nummer zu überweisen.
Werden die erforderlichen Nummern bei der Überweisung nicht angegeben, wird der Zahlungseingang nicht automatisch dem Kunden zugeordnet.
Die Zuweisung kann manuell im Menüpunkt Buchhaltung --> Bankkonto-Buchungen zugeordnet werden.
Eine zusammengefasste Anleitung zum Herunterladen finden Sie hier.
Wonach ordnet der Schulmenueplaner Bankkontobuchungen zu?
Überweisungen werden nach Rechnungsnummer und Betrag zugeordnet.
Nur wenn diese beiden Daten übereinstimmen, wird automatisch zugeordnet.
Im Guthabensystem ordnet das Programm nach der Kundennummer zu:
Der Kunde überweist im Verwendungszweck mit einer (meist) 5-stelligen Kundennummer - dieser wird die Buchung zugeordnet.
Diese Nummer steht im Kundenbereich im Reiter "Guthaben" mit dem Hinweis, bitte unbedingt mit dieser Nummer zu überweisen.
Werden die erforderlichen Nummern bei der Überweisung nicht angegeben, wird der Zahlungseingang nicht automatisch dem Kunden zugeordnet.
Die Zuweisung kann manuell im Menüpunkt Buchhaltung --> Bankkonto-Buchungen zugeordnet werden.
Wie wird im Guthabensystem ein Zahlungseingang zugewiesen, wenn zu einer Kundennummer mehrere Essenteilnehmer:innen gehören?
Das Guthaben wird den Kund:innen (NICHT den Essenteilnehmer:innen) zugewiesen.
Bei der Bestellung der Essen ist das Guthaben auf die Essenteilnehmer:innen aufzuteilen.
Eine zusammenfassende Anleitung zum Herunterladen finden Sie hier.
Wie kann ich Ermäßigungen einsehen und bearbeiten?
Sie können Ermäßigungen für Essenteilnehmer:innen im Verwaltungsbereich unter BUCHHALTUNG und "Ermäßigungen" einsehen und bearbeiten.
Weitere Details hierzu finden Sie hier.
Beachten Sie:
Wie Sie eine neue Ermäßigung konfigurieren erfahren Sie hier.
Eine zusammenfassende Anleitung zum Herunterladen finden Sie hier.
Wie kann ich Zahlungsarten ändern?
Sie können die Zahlungsart eines Essenteilnehmers im Verwaltungsbereich unter BUCHHALTUNG und "Essenteilnehmer-Konten" ändern.
Suchen Sie dort den gewünschten Essenteilnehmer und klicken Sie rechts in der Zeile auf den blau hinterlegten Text.
Anschließend wählen Sie das gewünschte Zahlungsmittel und ein Datum aus.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.
Beachten Sie:
Wenn Sie rückwirkend eine Zahlungsart ändern müssen, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.
Was mache ich, wenn sich die Bankverbindung eines Kunden oder einer Kundin erst nach Erstellung der Rechnung ändert?
Die neue Bankverbindung hat sie nun eingegeben.
Die SEPA-Lastschrift Dateien habe ich (Verwaltung) noch nicht erstellt.
Ist es noch möglich, dass der Betrag von der neuen Bankverbindung abgebucht wird, oder geht das automatisch, wenn sie nun die neue Bankverbindung eingegeben hat?
Die SEPA-Datei enthält die Bankverbindung, die hinterlegt war, als die Rechnung erstellt wurde.
Diese Bankverbindung wird auch auf Rechnung so aufgeführt.
Das ist in Ihrem Fall die alte Bankverbindung.
Sie könnten die Rechnung stornieren und neu erstellen.
Dann wird die neue Bankverbindung verwendet.
Fragen zur Konfiguration (Einrichtungen, Speiseplänen und Essenangeboten)
Wie lege ich eine neue Einrichtung an?
1. Essensangebot erstellen
Welche Essenlinien möchten Sie in Ihrer Einrichtung anbieten?
--> unter KONFIGURATION
--> Essensangebote
--> ESSENANGEBOT HINZUFÜGEN (oben rechts)
Benennen Sie Ihr Essenangebot und stellen Sie die Bestellfristen ein.
(Dieser Schritt entfällt, falls das Essenangebot bereits existiert.)
2. Speiseplan erstellen
--> unter KONFIGURATION
--> Speisepläne
--> SPEISEPLAN HINZUFÜGEN (oben rechts)
Maske ausfüllen --> Sichern und weiter bearbeiten
Klicken Sie anschließend oben rechts auf die grün hinterlegte Schaltfläche "Umgang mit Mahlzeiten".
2.1. Neue Essenszeit hinzufügen
Maske ausfüllen
2.2. Neue Preisgruppe hinzufügen
Maske ausfüllen
3. Einrichtung erstellen
--> unter KONFIGURATION
--> Einrichtungen
--> EINRICHTUNG HINZUFÜGEN (oben rechts)
Maske ausfüllen
3.1. Gruppen anlegen
--> unter KONFIGURATION
--> Einrichtungsuntereinheit
--> GRUPPE / KLASSE HINZUFÜGEN (oben rechts)
Maske ausfüllen und für jede Gruppe/Klasse wiederholen.
3.2. Kalender auswählen
--> unter KONFIGURATION
--> Kalender
Wählen Sie den Kalender aus, der in der Einrichtung aktiv sein soll.
--> rechts "Assign Facilities" auswählen
--> Einrichtung im Dropdown anwählen und bestätigen
Wie kann ich ein neues Essensangebot in bestehenden Einrichtungen anbieten?
1. Essensangebot erstellen
--> unter KONFIGURATION
--> Essensangebote
--> ESSENANGEBOT HINZUFÜGEN (oben rechts)
Benennen Sie Ihr Essensangebot und stellen Sie die Bestellfristen ein.
2. Speiseplan bearbeiten
In welchem Speiseplan bzw. in welcher Einrichtung soll das neue Essensangebot gelten?
--> unter KONFIGURATION
--> Speisepläne
--> gewünschten Speiseplan anklicken
Klicken Sie oben rechts auf die grün hinterlegte Schaltfläche "Umgang mit Mahlzeiten".
2.1. Neue Essenszeit hinzufügen
Maske ausfüllen
2.2. Preis hinterlegen
Hinterlegen Sie den Preis für das neue Essensangebot in allen bestehenden Preisgruppen dieses Speiseplans.
(Die Abfrage erfolgt direkt nach "Neue Essenszeit hinzufügen".)
Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 2.2 für jeden Speiseplan bzw. jede Einrichtung, in der das neue Essensangebot gelten soll.
3. Menübezeichnung im Speiseplan hinzufügen und freigeben
--> unter BESTELLUNGEN / SPEISEPLÄNE
--> Speisepläne
Fügen Sie die Menübeschreibung des Essensangebots hinzu und geben Sie den Speiseplan frei.
Jetzt kann das Essensangebot bestellt werden.
Wie trage ich Preisänderungen ein?
Sie können Preisänderungen für Essensangebote im Verwaltungsbereich unter KONFIGURATION und Speisepläne eintragen.
Öffnen Sie den gewünschten Speiseplan, klicken Sie oben rechts auf "Umgang mit Mahlzeiten" (grün hinterlegt) und wählen Sie dort die gewünschte Preisgruppe aus.
Geben Sie die neuen Preise ein und speichern.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.
Wie Sie Preisänderungen für ein individuelles Essen vornehmen erfahren sie hier.
Wie lege ich ein Archiv an?
Ein Archiv wird nicht eigenständig im System angelegt.
Wenn Sie ein Archiv benötigen, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.
Essenteilnehmer:innen, die sich im Archiv befinden, können sich nicht anmelden und keine Bestellungen auslösen.
Sie können jedoch jederzeit wieder einer aktiven Einrichtung zugeordnet werden.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.
Fragen zum Ausgabeterminal
Anzeige aller Einrichtungen am Terminal
Sie möchten an Ihrem Terminal alle aktiven Einrichtungen mit allen Essenteilnehmer:innen anzeigen?
Das Ausgabeprogramm muss gestartet sein.
Gehen Sie links oben auf "Programm".
Wählen Sie "Einstellungen".
Es erfolgt eine Passwortabfrage (dies ist nicht das Anfangspasswort – wenn Sie das Passwort nicht wissen, melden Sie sich bitte beim Kundensupport).
Nun sehen Sie Einstellmöglichkeiten; ganz oben Ihre aktuell ausgewählte Einrichtung.
Dort haben Sie die Möglichkeit, "alle Einrichtungen" auszuwählen. Wählen Sie dies und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Wichtig:
Schließen Sie nun das Ausgabeprogramm und starten es neu.
Nach der Datensynchronisation werden Ihnen alle aktiven Essenteilnehmer:innen Ihrer Einrichtungen angezeigt.
Auf diesem Weg können Sie auch eine andere Einzeleinrichtung als die aktuell ausgewählte anzeigen lassen.
Anzeige zukünftig aktiver Essenteilnehmer:innen am Terminal
Im Ausgabeprogramm sehen Sie alphabetisch sortiert alle aktiven Essenteilnehmer:innen der ausgewählten Einrichtung.
Wenn Essenteilnehmer:innen erst ab einem zukünftigen Tag in der Einrichtung angemeldet sind, wird es auch auf dem Ausgabeterminal in der Kundenverwaltung angezeigt, damit Sie vorab schon Chip oder Karte zuweisen können.
Zukünftig aktive Essenteilnehmer:innen werden als "ZZ_Nachname_DatumDesWechsels, Vorname" angezeigt und sind dann ganz am Ende der Liste (unter Z) zu finden.
Ab dem Tag, an dem sie dann aktiv sind, entfällt dieser Zusatz und sie sind alphabetisch nach ihrem Namen in der Liste der Essenteilnehmer:innen einsortiert.
Hinweis:
Die zukünftig aktiven Essenteilnehmer:innen sehen Sie nur für eine ausgewählte Einrichtung.
Wenn Sie sich alle Einrichtungen anzeigen lassen, sehen Sie nur die aktuell aktiven Essenteilnehmer:innen.
Wie weise ich Chips den Essenteilnehmer:innen zu?
Sie können Chips am Ausgabeterminal zuweisen, indem Sie den "Admin-Modus" aktivieren, den Chip auf das Lesegerät legen und anschließend die gewünschten Essenteilnehmer:innen auswählen.
Weitere Details finden Sie auf der Seite Chipverwaltung.
Der Schulmenueplaner zeigt beim Abspeichern von Essenteilnehmer:innen an, dass die interne ChipID bereits vergeben ist.
Diese Meldung erscheint, wenn die interne ChipID bereits einem anderen Essenteilnehmer zugeordnet wurde (häufig einem inaktiven).
Suchen Sie im Bereich Essenteilnehmer nach der betreffenden ChipID und entfernen Sie sie dort oder ergänzen Sie einen eindeutigen Zusatz.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier.
Wie verbinde ich das Nebenterminal mit dem Hauptterminal?
Damit sich das Nebenterminal mit dem Hauptterminal verbinden kann, müssen beide Geräte im selben Netzwerk sein und sich gegenseitig erreichen können.
Um die Verbindung zu prüfen, öffnen Sie am Nebenterminal die Konsole und führen den Befehl ping <IP-Adresse des Hauptterminals> aus.
(Screenshot einfügen)
Wenn als Ergebnis "unreachable" oder gar keine Antwort erscheint, kann das Nebenterminal das Hauptterminal nicht erreichen.
In vielen Fällen liegt dies an WLAN‑Einstellungen, die verhindern, dass Geräte innerhalb desselben Netzwerks miteinander kommunizieren.
Nutzen Sie in diesem Fall bitte ein anderes WLAN.
(zum Beispiel den Hotspot eines Smartphones oder einen eigenen Router mit SIM‑Karte.)
Wenn der Ping Antworten liefert, aber dennoch keine Verbindung zwischen den Terminals zustande kommt, ist das Hauptterminal zwar erreichbar, jedoch findet kein Datenaustausch statt.
In diesem Fall können wir uns gerne auf Ihr System aufschalten, um die Ursache zu ermitteln.
Weitere Informationen zu Haupt- und Nebenterminals finden Sie hier.
Bestellung sind nach Wechsel der angezeigten Einrichtung nicht am Ausgabeterminal sichtbar
Wenn Sie am Ausgabeterminal die angezeigte Einrichtung wechseln, müssen Sie nach dem Wechsel das Ausgabeprogramm schließen und neu starten.
Erst danach (mit dem Neustart des Ausgabeprogramms) werden die Bestellungen für diese Einrichtung richtig synchronisiert und angezeigt.
Anzeige mehrerer Einrichtungen (nicht alle) an einem Terminal
Es ist möglich, z.B. 3 ausgewählte Einrichtungen über ein Terminal anzuzeigen.
Wir ordnen die zweite (oder dritte) Einrichtung dann einer "Haupt-"Einrichtung zu.
Sie sehen alle aktiven Essenteilnehmer:innen dieser 3 Einrichtungen.
Zukünftig aktive Essenteilnehmer:innen sehen Sie dann nur von dieser Haupteinrichtung.
Achtung:
Um zukünftig aktive Essenteilnehmer:innen der zugeordneten Einrichtungen zu sehen, um Chips oder Karten zuzuordnen, stellen Sie bitte in den Einstellungen das Terminal auf diese Einzeleinrichtung um.
Nur ausgewählte Essenangebote am Terminal anzeigen
Beispiel:
Sie geben in Ihrer Mensa 4 Essen über 2 Terminals aus.
Über Terminal A werden nur Essen 1 und 2 ausgegeben und über Terminal B Essen 3 und 4.
Es ist einstellbar, dass Terminal A nur bei Essen 1 und 2 die Bestellungen grün anzeigt.
Essen 3 und 4 werden nur auf Terminal B grün angezeigt.
Wird ein Chip am falschen Terminal aufgelegt, wird das bestellte Essen orange angezeigt und nicht automatisch als ausgegeben markiert.
(Essenteilnehmer:innen müssen dann darauf hingewiesen werden, an die andere Ausgabe zu gehen.)
Kartenleser am Ausgabeterminal umstecken
Wenn Sie im laufenden Betrieb den Kartenleser umstecken, müssen Sie das Ausgabeprogramm noch einmal starten (!nicht den Rechner!).
Klicken Sie dafür im aktiven Fenster links oben auf "Programm" und "Beenden", oder Sie klicken rechts oben auf das X (Kreuz).
Dann starten Sie das Ausgabeprogramm --> doppelklicken Sie auf das Essenausgabe-Symbol.
Unser Terminal hat eine interne SIM-Karte (vom Schulmenueplaner), aber wir können ihn nicht mit dem Internet verbinden. Wir haben aus Versehen die hinterlegte "Verbindung mit emnify" gelöscht. Was tun?
Starten Sie den Ausgaberechner.
Wählen Sie dann über die untere Leiste rechts die Verbindungsübersicht.
(Klicken Sie auf das Symbol mit den 2 Bildschirmen/Vierecken.)
Wählen Sie dann "neue Breitbandverbindung eingeben" aus.
Geben Sie als Anbieter "emnify" und bei der APN "em" ein.
Speichern Sie dies.
Wählen Sie dann "mit emnify verbinden" aus.
Herunterfahren bei ausgefallenem Touchpad und Maus
Über die Tastatur sollte sich das Terminal über die Kombination:
Strg + Alt + T
aufrufen lassen.
Dann "shutdown now" eingeben.
Eine andere Möglichkeit: Durch einfaches / kurzes Drücken des Ausschalters/Power Knopfes sollte ein Herunterfahren ausgelöst werden.
(Das harte Ausschalten durch längeres Drücken des Ausschalters sollte nur ausgelöst werden, wenn sich das Terminal nicht herunterfahren lässt.)
Bekannte Systemfehler (Bugs)
Anzeige doppelter Essen am Ausgabeterminal
Bei der neuen Version kann es passieren, dass Essenangebote doppelt angezeigt werden:
Sie ändern ein Essen (z. B. "Milchreis") in einem lokalen Speiseplan (z. B. "Milchreis mit Apfelmus")
--> auf dem Ausgabeterminal wird dann in manchen Fällen das globale Essen ("Milchreis") und das lokale Essen ("Milchreis mit Apfelmus") angezeigt.
Die Bestellungen werden beim lokalen Essen angezeigt.
Die Funktionalität des Ausgabeprogramms ist durch diesen Anzeigefehler nicht beeinträchtigt.
Problemfall: Essenteilnehmer:innen werden nicht angezeigt
Beispiel:
Essenteilnehmer ist aktiv, hat laut Bestellprogramm auch Bestellungen.
Der Essenteilnehmer wird auf dem Ausgabeterminal nicht angezeigt.
Bitte prüfen:
- Ist die Essenteilnehmer der richtigen Einrichtung zugeordnet?
- Wurde die Essenteilnehmer richtig mit Nachname und Vorname angemeldet? Sind Vor- und Nachname eventuell vertauscht?
- Wurde der Nachname mit kleinem Anfangsbuchstaben geschrieben - schauen Sie bitte ans Ende der Liste, das Programm sortiert erst die Großbuchstaben und dann die Kleinbuchstaben alphabetisch.
- Hat die Essenteilnehmer einen Umlaut im Familiennamen?
Beachten Sie hier die Sortierung: Umlaute werden erst nach z sortiert (a-z, ä,ö,ü):
also z.B. so:
- Vann
- Vaenne
- Vanne
- Vus
- Vues
- Vänne
- Vüse
Anleitungen zum Ausgabeterminal
Eine zusammengefasste Anleitung des Ausgabeterminals zum Herunterladen finden Sie hier.
Eine zusammengefasste Anleitung für die Einrichtung von Haupt- und Nebenterminals zum Herunterladen finden Sie hier.
Andere Fragen
Was kostet der Schulmenueplaner?
Auf unserer Website finden Sie Informationen zu unseren Kosten:
www.schulmenueplaner.de/kosten.html
In welchem Turnus werden die Daten gesichert?
Die Datensicherung der Bestelldaten erfolgt stündlich.
Zusätzlich wird jede Nacht ein komplettes Backup des Servers erstellt.
Die Sicherungen werden jeweils auf einem physisch anderen Server gespeichert.
Kann der Schulmenueplaner auch für Essen-auf-Rädern-Angebote genutzt werden?
Wir bieten Ihnen Einstellmöglichkeiten, dass Sie Ihren Schulmenueplaner auch für Essen auf Rädern-Angebote nutzen können.
- Hinterlegen einer Lieferadresse für Essenteilnehmer:innen und Kundenhinweise zu Lieferung
- Anzeige der Lieferadresse und Kundenhinweise auf Liste für Lieferung
- Hinterlegen von Touren für die Lieferung
- Sortieren der Essenteilnehmer:innen in verschiedene Touren und innerhalb der Tour
Aktivieren:
Legen Sie eine Einrichtung an, die den Einrichtungstyp "Lieferung" bekommt.
Mit diesem Einrichtungstyp sind dann die weiteren Konfigurationen für unsere Essen auf Rädern - Erweiterung verknüpft.
Melden Kunden Essenteilnehmer:innen in einer Einrichtung vom Typ "Lieferung" an, muss für die Essenteilnehmer:innen eine Lieferadresse angegeben werden.
Bei mehreren Essenteilnehmer:innen (bei einem Kunden) muss bei jedem die Lieferadresse angegeben werden.
Außerdem kann bei der Lieferadresse eine Kundenanmerkung hinterlassen werden: z.B. im Hinterhof, bitte lange klingeln.
Die Lieferadresse und auch die Anmerkung werden auf der Bestellliste mit dem Listentyp Lieferung angezeigt.
Diese Liste kann als Fahrerliste genutzt werden.
Sie können verschiedene Touren anlegen.
Wir empfehlen die Gruppen in der Liefereinrichtung und die entsprechende Tour ähnlich oder gleich zu benennen.
Essenteilnehmer:innen in Liefereinrichtungen können einer Tour zugeordnet werden.
Diesen Essenteilnehmer:innen können Sie innerhalb dieser Tour eine Tournummer zuweisen.
Auf der Liste "Lieferung" sind die Essenteilnehmer:innen dann nach der Tournummer sortiert.
Bestellung und Abbestellung funktionieren wie gehabt nach den eingestellten Fristen.
Wie entferne ich Merkmale für Importe?
Merkmale aus dem Menüimport können über den Verwaltungsbereich im Bereich Essen und Menüimport verwaltet und gelöscht werden.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.