Kalender - Ferientage und Schließtage
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Kalender steuern, an welchen Tagen Einrichtungen geöffnet, geschlossen oder in Ferien sind.
Sie sind wichtig für Bestellungen, Dauerbestellungen, Ermäßigungen und die korrekte Anzeige im Speiseplan.
Wofür benötigen Sie Kalender?
- Feiertage / Schließtage
Wenn eine Einrichtung an Feiertagen nicht beliefert wird, legen Sie einen Kalender "Feiertage" an und weisen ihn der Einrichtung zu.- Feiertage werden als Schließtage definiert.
- Kund:innen können an diesen Tagen nicht bestellen.
(Der Tag wird im Speiseplan entsprechend markiert.)
- Ferien / Bildung- und Teilhabepaket (BuT)
In einigen Bundesländern gilt BuT nicht in den Ferien.- Legen Sie einen "Ferien / BuT"-Kalender an und weisen Sie ihn der entsprechenden Einrichtung zu.
- Das System erkennt dann automatisch, an welchen Tagen eine Ermäßigung berechnet werden soll.
- Dauerbestellungen (Abo-Funktion)
Ferienzeiten beeinflussen, ob Dauerbestellungen gelten.- Eltern können einstellen, ob das Abo nur während der Schulzeit oder auch in den Ferien aktiv sein soll.
- Ohne hinterlegte Ferienzeiten gelten Dauerbestellungen immer.
(Auch wenn Kunden eigentlich nur Schulzeit meinen.)
Wichtig:
Damit das System erkennt, dass eine Einrichtung eine Schule ist, muss der Einrichtungstyp "Schule" hinterlegt sein.
Sie können beliebig viele Kalender mit Schließ- und Ferientagen anlegen.
Schließtage
Schließtage sind im Kundenbereich gelb hinterlegt und bedeuten:
Für die Kund:innen ist keine Bestellung möglich.
- An Schließtagen werden keine Dauerbestellungen gebucht.
- Im Verwaltungsbereich wird bei "Bestellung" in dieser Einrichtung angezeigt, dass die Einrichtung geschlossen ist.
Achtung:
Wenn Sie Schließtage eintragen, nachdem ein Speiseplan bereits freigegeben wurde, werden vorhandene Bestellungen für diesen Tag automatisch abbestellt.
Hinweis:
- Das Entfernen eines vergangenen Schließtages reaktiviert keine rückwirkenden Bestellungen.
- Bestellungen werden nur ausgeführt, wenn die Bestellfrist noch nicht abgelaufen ist.
- In einem Guthabensystem erfolgt eine Bestellung nur, wenn ausreichend Guthaben vorhanden ist.
Ferientage
Ferientage sind im Kundenbereich blau markiert und bedeuten:
Es kann ganz normal bestellt werden.
- Wenn die Ermäßigung durch das Bildung- und Teilhabepaket aber nicht in den Ferien gilt, werden die hinterlegten Ferientage für die Berechnung herangezogen.
So legen Sie Kalender an
- Öffnen Sie KONFIGURATION --> Kalender.
- Klicken Sie oben rechts auf "Kalender hinzufügen".
- Vergeben Sie einen Namen und definieren Sie die gewünschten Schließ- oder Ferientage.
Beispiele für sinnvolle Kalender
- Feiertage pro Bundesland
z.B. "Feiertage Sachsen", "Feiertage Brandenburg" - Betriebsferien / Kantinenschließung
z.B. "Betriebsruhe" - Ferienkalender für Schulen
- "Ferien Grundschule" (Ferientage)
- "Ferien Oberschule" (Schließtage)
Diese Kalender legen Sie einmalig an und können die Daten der Folgejahre später bequem importieren (siehe Kalenderpflege).
Kalender einer Einrichtung zuweisen
Wenn die Kalender angelegt sind, ordnen Sie sie den jeweiligen Einrichtungen zu:
Wählen Sie die passende Einrichtung aus und bestätigen Sie die Eingabe.
Sehr wichtiger Hinweis:
Weisen Sie einer neuen Einrichtung unbedingt einen Kalender zu, bevor dort die ersten Bestellungen angelegt oder verarbeitet werden.
Ohne Kalender kann das System Bestellungen, Ferienzeiten, Schließtage und Ermäßigungen nicht korrekt berechnen.
Kalenderpflege
Ab Herbst eines Jahres stehen in unserer Datenbank die Ferien- und Feiertage für das Folgejahr zur Verfügung.
So aktualisieren Sie einen bestehenden Kalender:
- Öffnen Sie KONFIGURATION --> Kalender.
- Wählen Sie den Kalender aus, den Sie aktualisieren möchten.
- Wählen Sie unter Import die zu importierende Kalenderdatei
- Speichern Sie.
Zur Kontrolle können Sie danach noch einmal auf den geänderten Kalender klicken.
Dort werden Ihnen die bisherigen und die neu hinzugefügten Daten angezeigt.
Hinweis:
Wir übernehmen keine Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Kalenderdaten.
Sollte z.B. im Laufe des aktuellen Jahres ein Feiertag in Ihrem Bundesland hinzukommen, ist dieser Feiertag noch nicht in unserer Datenbank hinterlegt.
Zeiträume
In der Konfiguration jeder Einrichtung können Sie zusätzliche individuelle Zeiträume hinterlegen.
So können Sie z.B. bewegliche Ferientage einzelner Schulen abbilden.
- Schließtag:
Keine Bestellung möglich, keine Dauerbestellungen werden gebucht. - Ferientag:
Bestellung ist möglich, der Tag wird blau markiert.
Hinweis:
Wurde ein Schließtag eingetragen, nachdem bereits Bestellungen für diesen Tag vorlagen, werden diese beim Speichern des Schließtages automatisch abbestellt.